Workshop – for intern utvikling i sosiale medier

Vi i Valen-Utvik leverer ulike tjenester innen sosiale medier til bedrifter av ulike størrelser. Vi er antakelig mest kjent for at vi drifter ulike selskap sine profiler i sosiale medier – det vil si at vi er kundenes stemme i sosiale medier. Det ikke alle vet, er at vi også jobber med strategiutvikling, rådgivning, kampanjer og prosjekter, samt holder foredrag, kurs og workshops.

I dette blogginnlegget deler vi noen av våre tips til hvordan man kan strukturere opp en god workshop for å heve standarden og utvikle seg videre innen sin innsats i sosiale medier, enten man ønsker å bruke eksterne deltakere i sin workshop eller gjennomføre alt internt.

Foredrag / workshop for First Hotels i København
Noen workshops kombinerer vi med et inspirasjonsforedrag eller et generelt kurs først, før vi diskuterer
problemstillinger i mindre grupper og presenterer. Som her for First Hotels i København.

 

Vi synes det er veldig givende å jobbe på workshop-metoden, og vi får hyggelige tilbakemeldinger på workshopene vi arrangerer. Her skal vi dele noen av våre tanker, tips og prinsipper til hvordan vi strukturerer opp en slik workshop. Kanskje du vil arrangere en workshop selv i din organsiasjon, for å utvikle dere videre innen sosiale medier – og trenger noen tips på veien? Les da videre 🙂

Hva er egentlig en workshop? Hvordan foregår dette, og hva slags utfall kan man forvente?

Hvor lang tid bør man sette av til en workshop?

I en workshop jobber man strukturert med utvalgte prosjekter eller temaer for den enkelte bedriften, og gjerne sammen med flere ressurspersoner på tvers av de ulike avdelingene internt. Noen ønsker å inkludere eksterne personer i sine workshop, og det er her vi i VU kommer inn, men man kan naturligvis også arrangere workshops helt uten eksterne folk. Vi setter oftest av en halv- eller hel dag til en workshop, og selv om man kan bruke kortere tid, opplever vi at man fort trenger et minimum av 3 timer for å få gjennomført en god workshop.

Dette for at man skal få tid til å være innom alle de ulike fasene av en workshop; 1) gjøre seg en status av situasjonen nå, 2) kreativ idédrodling, 3) strukturere informasjon og innholdsproduksjon, 4) fordele ansvar og oppgaver videre. Skal man jobbe med store temaer eller prosjekter, er det naturligvis mulig å dele dette opp workshopen over flere dager.

Foredrag for Social Media Days - workshop
Noen workshop er i tilknytning til andre, større arrangement, som her for Social Media Days 2013.

 

Hvilke hovedtemaer vi inkluderer i en workshop;

1. Gjennomgang av status quo

Kall dette gjerne spørretimen, for her handler det om å få mest mulig informasjon på bordet. Hvor er vi i dag – i hvilke kanaler og på hvilket nivå? Hvordan fremstår vi i de ulike kanalene? Hva er firmaets allerede identifiserte erfaringer, muligheter og utfordringer i sosiale medier? Hvilke muligheter vil vi utforske? Vi går gjennom kanalene dere er i, og finner nytten i de kanalene man bør være. Hvilke avdelinger og personer er involvert i innholdsproduksjon i sosiale medier? Hva ønsker vi å oppnå med hver enkelt kanal, og hva kreves for å nå dette?

2. Kreativ idédrodling

Her gjelder det å legge bort «men…», «nei» og «det går ikke» – her skal idéer kastes opp i luften, med forutsetningen om at alt er mulig, ressursene er ubegrensede og tiden rekker til alt man vil. Hva slags historierer har dere å fortelle i sosiale medier? Hvordan kan dere skape verdi for deres følgere? Hva slags kunnskap besitter dere, som kan deles med deres følgere? Hvilke områder av deres organisasjon ønsker dere å fortelle mer om? Hvordan kan dere få deres merkevare til å få vist sin personlighet i sosiale medier?

Workshop med blogging som tema
Noen workshop arrangerer vi med et helt konkret bestemt tema, som her for Schjærven Reklamebyrå
– hvor tema var blogging for bedrifter.

3. Struktur av innholdsproduksjon

Etter å ha fått alle idéene opp i luften, handler det nå om å strukturere idéene og innholdet i denne fasen. Her er det viktig å ha definert i forkant hvilke mål man har for sin tilstedeværelse i sosiale medier, hvilke effekter man ønsker å oppnå og hvilken rolle man ønsker å ha for sine følgere. Med dette i bakhodet, går man gjennom alle idéene og ser nærmere på hvilke idéer som best kan sørge for at nevnte mål oppnås.

Ofte i en hver bedrift, har ulike ansatte/avdelinger, ulike ønsker og behov for hvordan virksomheten skal fremstå i sosiale medier. Sosiale medier-tilstedeværelsen er ofte drevet av enten en markedstankegang, en salgstankegang eller et ledelsesperspektiv, alt avhengig av hvem som først initierte virksomhetens tilstedeværelse i disse kanalen. En ildsjel som mener bedriften må utnytte mulighetene kanalen gir, og som dermed får dette som sitt ekstra ansvar i bedriften. Om denne personen sitter i salgsavdelingen, får kommunikasjonen fort et salgsfokus, og det samme om personen sitter i kommunikasjonsavdelingen; da ønskes gjerne kanalene fri for salg, og med fullt fokus på ren kommunikasjon. Vi mener at sosiale medier bør inneholde spredt innhold fra alle disse «siloene» en organisasjon ofte består av, for å gi et best mulig bilde av «hvem» denne virksomheten er. Hele personligheten til firmaet bør være representert, og helhetsinntrykket blir best mulig representativt for hvordan det faktisk er! Men, med flere kokker får man som kjent mer søl – og vi tror derfor at man må strukturere innholdsproduksjonen godt intert, for å sikre at man får med seg nok innhold fra hver av «siloene» / avdelingene. Klart man kan snakke om produkter, pris og salg i disse kanalene, men vår oppfatning er at man får mest gjennomslag for slik kommunikasjon, om man også byr på gode tips, erfaringsdeling, «behind the scene», lar følgere være med på produktutvikling osv.

Vi lager ofte et innholdsproduksjonsskjema for virksomhetene vi jobber med, slik at man kan definere hvilke temaer man skal fokusere på i hvilke uker fremover, og innenfor hvilke kategorier man definerer innholdet sitt å være innenfor – slik at man sikrer en god variasjon. Vi bør ha en spredning av innhold innenfor kategorier som eksempelvis informasjon, inspirasjon, underholdning og tips/erfaringsdeling.

Workshop med Bymiljøetaten
Noen kunder har vi faste, ukentlige workshop med, for å jobbe kontinuerlig med strategi, kampanjer
og rådgi angående daglig drift. Som her, med Bymiljøetaten i Oslo Kommune.

 

4. Fordele ansvar og oppgaver

Vi tror det er fornuftig at man strukturerer innholdsproduksjonen rundt en person/en avdeling, som kan kommunisere ut innholdet i en tydelig stemme fra bedriftens side. Det er fornuftig å samle erfaringsbyggingen hos en eller flere personer, og ikke åpne opp for at hvem som helst skal bli administratorer på de ulike profilene til bedriften, men heller sørge for at en/flere ansvarlige får nok og godt innhold fra sine kolleger, og så kan strukturere dette ut på de ulike profilene på best mulig måte. Det er derfor i denne fasen viktig å avklare hvem som kan levere hva, og hvem som kan sørge for godt og nok innhold innenfor de ulike kategoriene de ulike kanalene. Det er viktig å utnytte ressursene man har, uten at det blir en for stor internkostnad for bedriften.

Er det mange involvert i innholdsproduksjonen for en virksomhet, anbefaler vi ofte å ha ukentlige/månedlige møter, à la redaksjonsmøter, hvor man snakker om hva som skjer med virksomheten fremover, hva som bør og ønskes kommunisert i de ulike kanalen osv, og så jobber frem en oversikt over hvilket innhold som skal hvor når. Etter først å ha arrangert en workshop som nevnt over, er slike redaksjonsmøter ofte effektive og ikke nødvendigvis så lange, for da har man først fått på plass strukturen og kan jobbe videre basert på den.

Hvor kan du hente inspirasjon og finne likesinnede?

Ofte ser vi at folk som jobber med sosiale medier i en virksomhet, ikke nødvendigvis har så mange å sparre med internt i organisasjonen, og da anbefaler vi vedkommede å knytte til seg et nettverk eksternt. Delta på seminarer, bli med i Facebookgrupper for fagområdet, lese gode blogger fra andre digital kommunikasjonsmennesker, osv. Det er nyttig både for fellesskapsfølelse og kunnskapsheving! Til høyre i margen her finner du lenker til andre kommunikasjonsblogger, og ellers er det bare å spørre oss om du ønsker andre tips!

Dette var litt om noe av det vi stort sett alltid er innom og tenker på når vi arrangerer workshops for våre kunder. Vi håper du fant noe nytte i dette – og har du spørsmål, tips eller innspill, ikke nøl med å legg igjen en kommentar!

Og du – vi elsker som sagt denne måten å jobbe på, så vil du ha oss med på deres workshop?
Er det interessant, så send oss gjerne en forespørsel her!

 

 

Astrids lister – nytt år med orden og effektivitet!

Deilige, nye året, med blanke ark og nye muligheter! Har du også et punkt på årets forsettliste som handler om orden og effektivitet? Ett av våre punkter er å få mer ut av hver eneste dag, både på jobb og hjemme, og vi er sikkert ikke alene om det. Da må det lister til!

Som frilanser for Valen-Utvik har jeg, Gunn Beate, invitert meg selv som gjesteblogger på VU-bloggen. Jeg vet nemlig at Astrid sine lister har vekket nysgjerrighet på sosiale medier, og at det er mange som har oppfordret Astrid til å holde kurs innen listeskriving. Jeg har hørt Astrid le det beskjedent vekk, for «det er jo så enkelt»! Men det enkle er ofte det mest geniale, og jeg syns en liten listeinnføring er verdt å dele på bloggen.  Så da gjør jeg det!

 Photo 15.01.14 13 43 27

De aller fleste av oss har sine egne måter å holde oversikten. Om du så er listefrik eller orden-i-kaoset-menneske. Om du så bruker a-plan, EDB-kalender eller post it-lapper. Jeg anså meg selv som en habil listeskriver før jeg ble kjent med Astrid. Jeg hadde min egen listebok, som gav meg ro i sjela og effektive dager. Med alt nedskrevet på ett sted trengte jeg rett og slett ikke huske og tenke så mye hele tiden. Skuldrene ble lavere, og oversikten var komplett. Oversikt – den undervurderte tilstanden av lykke!

Jeg syns lenge min listebok var det ypperste av listeskriving. I hver listebok jeg har hatt, har jeg faste temasider, som jeg overfører til den nye, når den gamle er full. Jeg har en side for hvert rom i huset, for hagen, for jul, bursdager og en egen huskeliste for hvilke blekkpatroner, støvsugerposer og lyspærer jeg trenger… Men når det kommer til selve krumtappen av lister, den som handler om den daglige jobben, så har jeg ikke helt kommet i mål. Helt til jeg traff Astrid, min mentor over lister og oversikt! Heldigvis deler Astrid både kunnskap og gode råd, og nå sladrer jeg til dere:

Slik gjør du det: 

1. Velg en tegneblokk med god tykkelse på arkene.
Det er viktig for at tusjen du skal bruke ikke lekker igjennom og ødelegger arket under. Noen vil kanskje bruke en notatbok, men en tegneblokk gjør at du kan rive ut sider du ikke vil ha lenger.

Photo 15.01.14 11 54 22

2. Kjøp gode og fargerike tusjer.
Vi bruker blant annet Staedtler triplus color og triplus fineliner. Masse farger, god kvalitet og to ulike tykkelser. (men det er selvsagt lett å ende opp med Astrids arsenal av tusjer når du først er i gang 😉 )

Photo 15.01.14 11 51 33

3. Bestem deg for hva du vil ha med på dette ene arket.
Vi bruker Astrid som eksempel: Firmaet har mange ulike kunder. Astrid skriver VU som senter på arket, og knytter det til de ulike kundene rundt på arket. Kategorier og emner gjør alt litt mer oversiktlig. Hver kunde har en punktliste under. Bruk farger, det er gøy!

Photo 15.01.14 13 40 37

4. Bestem deg for en tidsramme per ark.
Hver liste har en tidsramme på to uker. For hver oppgave utført, strykes punktet ut. #denfølelsen

Photo 15.01.14 14 09 49

5. Rydd i listen!
Ved endt tidsperiode, flyttes ugjorte oppgaver over til neste liste. Hvis du syns listen er uoversiktlig med mange overstrykninger, er det ingen skam å lage en ny.

6. Pass godt på dem, og spar på dem!
Ta gjerne vare på listebøkene – de fungerer både som gode dagbøker og minner! Og blir du avhengig: Ikke mist den…

PS: Slik ser de private listen til Astrid ut – litt mer lekent, men like oversiktlig! 

Photo 15.01.14 11 58 00

Hvorfor skrive lister
Alle har vi dager der det er en million ting å gjøre, og vi stresser med tanker om at det ikke er mulig å gjennomføre alt. Det er lett å bli overveldet over mengden oppgaver, og noen ganger er det så mange baller i luften at man mister tråden og glemmer viktige oppgaver. En liste er et genialt verktøy for å stresse ned og holde hodet over vannet. Det gjør det lettere å prioritere, fordele oppgaver og å sove godt…

En liste er ypperlig for organisering – du ser de store linjene og det blir lettere å ha mentalt folkus. Når du krysser av og stryker ut ser du progresjonen, og det motiverer til å fortsette.

En liste er en ekstern hukommelse, som gir deg lov til å glemme, og ha fokus på det du skal gjøre NÅ. Det er lett å la seg distrahere ved at man tenker på det man bør gjøre snart og etterpå, eller å bekymre seg over hva man kanskje har glemt. Når du har en liste å titte på, eliminerer du høye skuldre og tankeflukt. Det gjør deg mer produktiv også.

Det å sette seg ned og lage en plan kan ifølge et forsøk faktisk bety at femten minutter spandert på planleggingen, kan spare deg en time i arbeid. Du får det klart for deg hva du har å gjøre den tiden du har tildelt. Og kanskje får du til og med mer tid mellom hendene!

Et viktig PS: Det er ikke sløsing av tid å ha både analoge og digitale lister. Astrid har en tanke om at jobbingen med de analoge listene (altså de på papir) er mer en slags mental øvelse for å strukturere tanker, tømme hodet, få oversikt og se omfanget av oppgavene man har foran seg. De digitale listene er et ypperlig supplement til dette. Her vil punktene være mye mer detaljerte, mens punktene på papirlistene er mer overordnede oppgaver og prosjekter.

De digitale listene er enklere å reorganisere og dele, derfor har vi i VU våre digitale lister på Wunderlist. Det kan du lese mer om her.